E-Rechnung 2026: Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

04. August 2026
Shopware Rechtliches Gambio WooCommerce Shopify
Min. Lesezeit
von Redaktion

Du verschickst Rechnungen bereits per E-Mail als PDF und denkst: „Digital ist doch digital.“ Verständlich – aber genau hier liegt der Unterschied. Eine PDF-Rechnung ist lesbar, aber ihre Daten lassen sich nicht automatisch und verlässlich in Buchhaltung oder ERP übernehmen. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsinformationen dagegen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format.

Seit dem 1. Januar 2025 ist das im deutschen B2B-Geschäft ein wichtiges Thema. Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für die Pflicht zum Ausstellen laufen noch Übergangsfristen. Das klingt zunächst nach einem Steuerthema. Praktisch betrifft es aber vor allem deine Prozesse und Schnittstellen: Shop, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenkommunikation und Archivierung müssen zusammenspielen.

Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen nutzen. Ab 2027 gilt die E-Rechnungspflicht zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab 2028 ist sie im betroffenen inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich für alle Unternehmen verpflichtend.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn ist keine Rechnung, die nur elektronisch versendet wird. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Eine einfache PDF-Datei zählt deshalb grundsätzlich als „sonstige Rechnung“ – auch dann, wenn sie per E-Mail kommt.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

XRechnung: ein rein strukturiertes XML-Format, das vor allem im öffentlichen Umfeld häufig genutzt wird.
ZUGFeRD: ein hybrides Format. Es verbindet eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.

Für den Alltag ist nicht entscheidend, welches Kürzel moderner klingt. Entscheidend ist, dass das gewählte Format zu deinen Kunden, deiner Buchhaltung und deinen angebundenen Systemen passt.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die Neuregelung betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, also B2B-Geschäfte in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Auch für bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise gelten Ausnahmen.

Wichtig: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Dafür genügt laut Bundesfinanzministerium zunächst bereits ein E-Mail-Postfach. In der Praxis solltest du aber mehr einplanen: Die Datei muss erreichbar, prüfbar, revisionssicher ablegbar und für die weitere Bearbeitung nutzbar sein.

Die Übergangsfristen: Wann musst du E-Rechnungen ausstellen?

2026 besteht für Rechnungsaussteller noch eine allgemeine Übergangsfrist. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen, etwa Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDFs, verwendet werden.

Ab dem 1. Januar 2027 wird es für größere Unternehmen verbindlicher: Hatte der Rechnungsaussteller im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz, muss er für die betroffenen Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Liegt der Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 Euro, läuft die Übergangsfrist noch bis zum 31. Dezember 2027. Ab 2028 ist die E-Rechnung im betroffenen inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich Pflicht.

Die Regelungen enthalten Sonderfälle. Außerdem können sich gesetzliche Vorgaben weiterentwickeln. Sprich für die verbindliche Einordnung deines Unternehmens mit deiner Steuerberatung.

Warum du nicht bis zur letzten Frist warten solltest

Die E-Rechnung ist kein einzelner Button im Shop und kein Plugin, das man am Freitagabend installiert. Sie macht sichtbar, wie deine Rechnungsdaten heute durch das Unternehmen laufen.

Eine Bestellung entsteht vielleicht in einem Shopware-, WooCommerce-, Gambio- oder Shopify-Shop. Artikelpreise kommen aus der Warenwirtschaft, Kundendaten aus dem CRM, Rechnungen aus einem ERP oder Buchhaltungsprogramm. Wenn Daten zwischen diesen Systemen mehrfach übertragen oder manuell korrigiert werden, entstehen Fehler, Rückfragen und unnötige Arbeit.

Genau hier liegt die Chance: Wer den Rechnungsprozess jetzt sauber aufsetzt, erfüllt nicht nur eine künftige Pflicht. Er reduziert Medienbrüche, beschleunigt die Verarbeitung und schafft eine bessere Grundlage für Wachstum.

Der Praxis-Check: Diese fünf Fragen solltest du jetzt beantworten

Welche Rechnungen sind bei dir überhaupt betroffen?

Trenne B2B- und B2C-Rechnungen, prüfe den Sitz deiner Kunden und markiere Sonderfälle wie Kleinbetragsrechnungen, Gutschriften, Abschlags- und Schlussrechnungen. Erst wenn klar ist, welche Belege in den Anwendungsbereich fallen, kann die technische Lösung passend geplant werden.

Wo entstehen deine Rechnungsdaten?

Notiere den Weg einer Bestellung vom Checkout bis zur Buchhaltung. Welche Systeme liefern Kunden-, Positions-, Rabatt-, Steuer- und Zahlungsdaten? Wo wird die Rechnungsnummer vergeben? Und wer korrigiert Fehler? Diese einfache Bestandsaufnahme zeigt meist schnell, an welchen Stellen Daten doppelt gepflegt werden.

Können deine Systeme strukturierte Formate erzeugen und lesen?

Frage bei ERP, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Shop-Plugins nicht nur nach „E-Rechnung vorhanden“. Entscheidend sind die Details: Welche Formate werden unterstützt? Können Rechnungseingänge validiert werden? Werden Gutschriften, Stornos und Teilrechnungen korrekt abgebildet? Gibt es eine Schnittstelle oder entsteht wieder ein manueller Export?

Wie prüft und archiviert ihr Rechnungen?

Bei einer E-Rechnung sind die strukturierten Daten maßgeblich. Eine schöne PDF-Ansicht allein reicht daher nicht als Prüfgrundlage. Lege fest, wer eingehende Rechnungen kontrolliert, wie Fehlerfälle behandelt werden und wo die Originaldateien abgelegt werden. Rechnungen müssen umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Zum Anzeigen von XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien stellt die Finanzverwaltung einen kostenlosen ELSTER-E-Rechnungsviewer bereit.

Wer übernimmt die Verantwortung?

E-Rechnung ist Teamarbeit zwischen Buchhaltung, Vertrieb und IT. Benenne eine verantwortliche Person und halte fest, wer Formatfragen, technische Fehler, Kundenanfragen und Freigaben übernimmt. Das verhindert, dass Rechnungen im Funktionspostfach liegen bleiben, weil sich niemand zuständig fühlt.

Typische Stolperfallen im E-Commerce

Das PDF wird mit der E-Rechnung verwechselt. Ein PDF kann während der Übergangszeit zulässig sein, ist aber nicht automatisch eine E-Rechnung.
Die Lösung deckt nur Standardbestellungen ab. Stornos, Rabatte, Teillieferungen oder Gutschriften werden erst beim ersten echten Fall zum Problem.
Die Buchhaltung wird zu spät eingebunden. Das Format muss nicht nur erzeugt, sondern auch sinnvoll geprüft und verarbeitet werden können.
Es gibt keine klare Archivierung. XML-Dateien, PDF-Ansichten und Korrekturen landen an unterschiedlichen Orten.
Ein Plugin wird installiert, ohne den gesamten Datenfluss zu testen. Eine Schnittstelle ist nur dann gut, wenn die Daten am Ende vollständig und richtig ankommen.

So gehst du Schritt für Schritt vor

Starte mit einem kleinen, realistischen Ziel: Nimm einen typischen B2B-Auftrag und bilde ihn einmal vollständig ab – vom Checkout über die Rechnungserstellung bis zur Ablage und Buchung. Ergänze danach gezielt Sonderfälle. So entsteht kein theoretisches Großprojekt, sondern ein Prozess, den dein Team tatsächlich beherrscht.

Bei komplexeren Systemlandschaften ist eine individuelle Anbindung oft sinnvoller als ein weiterer manueller Zwischenschritt. Shop, ERP, Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung sollten Rechnungsdaten möglichst ohne erneute Eingabe austauschen. Welche technische Lösung passt, hängt immer von deinem Shop, Rechnungsvolumen und den vorhandenen Anwendungen ab.

Die E-Rechnung als Anlass für bessere Prozesse

Ja, die E-Rechnung bringt neue Anforderungen. Aber sie ist auch ein guter Anlass, einen oft über Jahre gewachsenen Ablauf endlich aufzuräumen. Weniger Copy-and-paste, weniger Rückfragen, schnellere Buchung und klarere Verantwortlichkeiten: Das hilft nicht nur bei der nächsten Frist, sondern jeden Tag.

Wenn du die E-Rechnung in deinem Onlineshop integrieren, deinen Shop an ERP, Warenwirtschaft oder Buchhaltung anbinden und den Rechnungsprozess sauber automatisieren möchtest, unterstützen wir dich bei Analyse, Konzeption und technischer Umsetzung. Damit aus einer gesetzlichen Vorgabe ein Ablauf wird, der zu deinem Unternehmen passt.